HistoTips: Organización General del Laboratorio de Histotecnología (Parte II)

Estrategias de Gerencia Operacional en los laboratorios de Histotecnología.

Parte de gerenciar, implica delegar funciones,
y proponer mesas de trabajo

En el ámbito de la salud, la Gerencia, es un aspecto muy importante que debe contemplarse dentro de toda institución, esto, en vista de que tanto el talento humano, como las herramientas necesarias (reactivos, cristalería, equipos complementarios entre otros) para llevar a cabo un determinado proceso, deben ser administradas de la mejor manera posible, para así contribuir a mejorar el desarrollo de los procesos dentro y fuera del laboratorio, lo que permitirá que no solo podamos prevenir las circunstancias desfavorables que se nos presenten, sino que también nos prepara para adaptarnos y darle la mejor solución posible, contribuyendo de esta manera al posicionamiento de nuestra institución, en los más altos estándares del mercado. En este sentido, es interesante entender como personal asociado a la salud, en este caso, como Histotecnólogos, que para poder llevar a cabo la resolución de problemas desde el punto de vista gerencial, donde tengamos una visión sistemática de las cosas que suceden en un laboratorio y proponer estrategias de innovación, de protocolización de procesos, de administración del talento humano, es necesario, que incursionemos y nos preparemos en el área de gerencia operacional, para sacar el máximo provecho del Laboratorio, en este caso de Histotecnología, y tener siempre como premisa prestar un alto y eficaz servicio, que no sea vulnerable ante la demanda del mercado.

El trabajo en equipo, es un principio fundamental de la gerencia,
aplicarlo; trae como beneficio mejorar la productividad de nuestra
empresa.

En este sentido, el Histotecnólogo como integrante del equipo de salud del laboratorio, contribuye en la emisión de diagnósticos anatomopatológicos, así como en los resultados de actividades de investigación con otros especialistas; prepara muestras de material biológico en general; maneja la microscopía óptica en sus diferentes tipos; interpreta, analiza, describe y reconoce las características macroscópicas y microscópicas de los componentes de los diferentes tejidos del organismo humano, animal y vegetal; diferencia lo normal de las diferentes patologías presentes en los tejidos; además puede dirigir grupos de trabajo, realizar investigaciones en el área de Histoquímica, Biología Celular, Microscopia Electrónica, Inmunohistoquímica entre otras. Así mismo, debe aplicar ciertos protocolos a saber, tales como la fijación, deshidratación y aclaramiento (desalcoholización), la infiltración en parafina de grado histológico, la confección o elaboración del bloque, la microtomía, la histoquímica y el montaje; los cuales exigen el uso de varios recursos como talento humano (profesionales), reactivos, materiales de laboratorio, equipos, y cristalería. Pero, llevar a cabo los procesos anteriormente descritos, sin contar con una buena gerencia, puede provocar como consecuencia, que estos sean menos eficientes y sufran retardos innecesarios al desarrollarse; necesitando así, ser más óptimos en su funcionamiento y desarrollo, por lo cual gerenciar, se convierte en una pieza imprescindible y clave, en el éxito del Laboratorio. 

Instrumentos y equipos empleados en la Histotecnología

Equipo de trabajo planeando estrategias de gerencia.

Sin embargo, para realizar actividades de tipo gerencial deberán ir más allá, teniendo que conocer a profundidad los conceptos y teorías inmersas en ella, contando con un recurso humano y material ajustado a sus necesidades, con normas y procesos bien definidos que le permitan ser exitosos en todos los ámbitos de la gerencia, desde la administración, planificación, dirección y control de los mismos.

La observación, permite poner en evidencia los problemas de la
organización, y ubicar de forma mas productiva los recursos de la misma.

Por ello, es importante definir la gerencia como el proceso de seleccionar políticas estratégicas de acción administrativa, que permitan maximizar los resultados a corto, mediano y largo plazo, mediante el uso más adecuado de los recursos organizacionales, que incluyen todas las actividades orientadas a alcanzar los objetivos de la organización, la identificación de los recursos gerenciales y la formulación y desarrollo de planes para todas las áreas funcionales correspondientes a cada empleado. 

Trazar los lineamientos de una empresa, se traduce en que ésta trabaje de acuerdo a un plan productivo y de calidad. En los laboratorios de Histotecnología es necesario establecer los protocolos a seguir de acuerdo a las diversas funciones que ocupa cada empleado, para minimizar el tiempo perdido y  evitar disminuir la calidad del servicio.

Se puede decir entonces, que la gerencia es la forma de establecer lineamientos de largo alcance relacionados con los recursos organizacionales, para aprovechar áreas de oportunidades que se ubican dentro del contexto total de la organización. De modo que en ella se contempla, el nivel macroeconómico y microeconómico de la organización. Donde el nivel macro de la gerencia se refiere a la relación de la organización con su ambiente externo y con el sistema social general. Y el nivel micro, se refiere principalmente al aspecto funcional interno, se relaciona con el cumplimiento de los planes operativos y con otras actividades a nivel de detalle, incluyendo en ambos aspectos mencionados las 4 dimensiones gerenciales  tales como; la planificación, la organización, la dirección y el control de los procesos técnicos, que se desarrollan dentro del Laboratorio.

Por estas razones; la estrategia de gerencia, es fundamental para llevar acabo la ejecución de las operaciones, y permitir que los procesos se desarrollen todos orientados a un objetivo común, que no es otro que el aumento de la eficiencia y eficacia de los procesos, y por consiguiente de la calidad del servicio que presta el Laboratorio de Histotecnología a la sociedad.

La supervisión del trabajo es fundamental, para controlar que los procesos se desarrollen como debe ser. 

A continuación, se plantean diversas estrategias de gerencia operacional, con sus diversas actividades pertinentes, que permitan dentro de una organización como los laboratorios de histotecnología, desarrollar efectivamente todos los procesos técnicos que en él se realizan:

Capacitación de personal

Estrategia Nro. 1: Establecimiento de la Misión, Visión, Organigrama Estructural, así como las funciones, procesos y planes de carrera (adiestramiento; cursos, congresos, talleres) necesarios para que el personal tenga objetivos definidos, una misma dirección y sentido, contribuyendo a mejorar su motivación y capacitación.

Para provocar el cumplimiento de la estrategia anteriormente planteada, es necesario llevar a cabo las siguientes actividades:

• Actividad Nro. 1: Desarrollo de la Misión, Visión y objetivos organizacionales del laboratorio, considerando para su realización los aportes que puedan brindar los empleados.
• Actividad Nro. 2: Diseño de su organigrama estructural.

Ejemplo de Organigrama estructural del Departamento de Anatomía Patológica (DAP)

• Actividad Nro. 3: Propuesta de las descripciones de cargo respectivas a cada puesto de trabajo, de manera que su personal reconozca sus funciones, actividades, responsabilidades, y demás, relativos al desempeño que debe tener dentro del laboratorio.
• Actividad Nro. 4: Elaboración de planes de carrera (adiestramiento; cursos, congresos, talleres) para todos y cada uno de sus empleados, comenzando por aquellos que ocupan puestos estratégicos para la toma de decisiones, donde se les indique al comienzo del año de trabajo, el programa de capacitación y adiestramiento que el laboratorio tiene dispuestos para ellos, partiendo de los análisis de competencias que se deben realizar previamente. 

Recursos empresariales

Estrategia Nro. 2: Conocer los recursos económicos, materiales y tecnológicos necesarios para el desarrollo de los procesos técnicos del laboratorio; a partir de los cuales se organizan y distribuyen las funciones del mismo, así como establecer los servicios ofrecidos y reconocer las necesidades por niveles de urgencia.

Actividades estratégicas:

• Actividad Nro. 1: Realizar inventario mensual de los equipos y aparaos tecnológicos/computarizados de los cuales dispone el laboratorio, describir sus características de uso y estimar su tiempo de vida útil, de manera que se prevea en caso de requerir cualquier mejora.
• Actividad Nro. 2: Establecer y considerar el mantenimiento preventivo de los equipos y aparatos tecnológicos/computarizados de los que dispone el laboratorio de manera que se pueda prevenir cualquier efecto que genere su paralización o daño.
• Actividad Nro. 3: Conocer los procesos técnicos referidos a la Histotecnología y sus avances constantes, de manera que se actualicen los equipos, métodos y formas de realizarlos.
• Actividad Nro. 4: Establecer presupuestos anuales y mensuales de parte de la institución y el laboratorio en cuestión, de manera que se prevean partidas y asignaciones de dinero para la mejora de sus equipos, procesos técnicos realizados y el personal que labora, para prestar un mejor y actualizado servicio. 
• Actividad Nro. 5: Establecer el inventario de materiales utilizados para el desarrollo de los procesos técnicos dentro del laboratorio, indicándose los más adecuados para cada tipo de estudio; de ser posible diariamente, o en su defecto de manera semanal, ya que es necesario el control de los productos, químicos, materiales, recursos y el tiempo en el cual deben ser repuestos para poder continuar prestando el servicio.

Curso de capacitación

Estrategia Nro. 3: Capacitar al recurso humano del laboratorio a nivel gerencial, de liderazgo y desarrollo de normativas y procesos técnicos realizados dentro del mismo, de manera que se tenga una visión sistémica que permita tomar decisiones acertadas y se establezca y fortalezca la cultura organizacional de la institución.

Actividades estratégicas:

• Actividad Nro. 1: Adiestrar al personal que ocupa cargos estratégicos y de supervisión  dentro del laboratorio en el área gerencial, de manera que sepan aplicar los procesos inmersos en ella, como la planificación, organización, dirección y control del departamento que dirigen.
• Actividad Nro. 2: Establecer normas y políticas de funcionamiento interno y externo para todo el personal que labora dentro del laboratorio, donde se consideren los valores y principios tales como la responsabilidad, el respecto, confianza y respuesta efectiva para todos los involucrados.
• Actividad Nro. 3: Colocar un buzón de sugerencias tanto para el personal que labora dentro del laboratorio como para los clientes a los cuales se les presta el servicio, de manera que se conozcan sus impresiones y recomendaciones para la mejora del departamento.
• Actividad Nro. 4: Crear para todo el personal que ingresa nuevo al laboratorio, un manual de adiestramiento, que contemple todos los procesos técnicos que se realizan dentro del laboratorio, incluyendo un período de 2 semanas, en el cual se les enseñará y dará a conocer lo que el laboratorio espera de ellos y la manera en que se realizan todos y cada uno de los procesos técnicos dentro del mismo. Se recomienda comenzar por los procesos de inventario de materiales y recursos, los cuales le darán una visión al nuevo empleado de para qué sirven y lo que se espera de ellos. Cabe destacar que dicho manual no es un manual de procesos, por el contrario se fundamenta en ellos, pero es realizado de una forma más didáctica, con ejemplos reales de lo que pueda suceder dentro del laboratorio.

Elaboración de manuales de procesos

Estrategia Nro. 4: Elaborar y determinar la manera de controlar y evaluar los procesos técnicos que se realizan dentro del laboratorio, incluyendo la actualización de los manuales de procedimiento existentes, formatos y demás parámetros de control establecidos. 

Actividades estratégicas:

• Actividad Nro. 1: Elaborar la actualización constante de los manuales de procedimientos existentes dentro del laboratorio, considerando su revisión al menos una (1) vez al año, de manera que se ajusten y agreguen los avances existentes a nivel de Histotecnología.
• Actividad Nro. 2: Diseñar todos aquellos formatos que permitan el control de los procesos técnicos que se llevan a cabo dentro del laboratorio.

Control de Calidad

Estrategia Nro. 5: Desarrollar un programa de control de calidad, de manera que se garantice el buen manejo del laboratorio.

Actividades estratégicas:

• Actividad Nro. 1: Desarrollar un manual de procedimientos donde se consideren controles de calidad dentro de los procesos técnicos histológicos que se realicen dentro del laboratorio.
• Actividad Nro. 2: Generar una recepción adecuada de las muestras y de las solicitudes de estudio anatomopatológico.
• Actividad Nro. 3: Realizar la adquisición de equipos, productos químicos, materiales y colorantes de alta calidad, considerando el tipo de proveedor y las normas de calidad a las que se somete.
• Actividad Nro. 4: Desarrollar los procedimientos para la detección de errores, tales como láminas de control positivo y negativo, en protocolos histoquímicos e inmunohistoquímicos.
• Actividad Nro. 5: Realizar el mantenimiento preventivo de los instrumentos y equipos existentes dentro del laboratorio, donde se considere la calidad como fundamento de trabajo.

Formato 1

Formato 2

Formato 3

Formato 4 (Excelsior/Procesador de tejidos) 

Formato 5

De acuerdo con la actividad número dos (2) de la estrategia número cuatro (4) que se mencionó anteriormente,  estos han de ser los Formatos Administrativos de verificación y control necesarios para evaluar los procesos técnicos que se realizan dentro del laboratorio, incluyendo la actualización de los manuales de procedimiento existentes, formatos y demás parámetros de control establecidos.

Luego de haber planteado cinco (5) estrategias con sus correspondientes actividades a desarrollar, entendemos que el  propósito de la gerencia, desde un “punto de vista globalizado”, es por tanto, la creación de planes y objetivos, tales como los anteriormente planteados estratégicamente,  basados en el análisis de todo lo que afecte a la institución aunque sean aspectos exteriores que no se encuentren bajo su control. Esto sugiere, mantenerse al tanto de los cambios que se producen, pues aunque los  cambios no se pueden administrar, si es posible verlos como oportunidades para encontrar el éxito.

Organizacion de procesos de forma estrategica.

Este tipo de estrategias trae consigo beneficios tangibles e intangibles, dentro de los que se encuentran mayor rentabilidad y posicionamiento de mercado para el laboratorio, motivación del recurso humano, definición de funciones, procesos, actividades a desarrollar, así como la planificación estratégica y control de los materiales empleados por los procesos histológicos, mayor competitividad y adaptación de los cambios constantes del entorno por parte de la organización.

Por ello, todo Histotecnólogo encargado de la gerencia del laboratorio de Histotecnología, debe elaborar meticulosamente el diseño de una metodología gerencial, para el desarrollo de los procesos técnicos utilizados dentro del mismo. Así pues, debe emplear personal calificado, asegurándose que todos estén entrenados y capacitados a fondo antes de que se les pida que realicen algún procedimiento histológico, histoquímico o inmunohistoquímico. Esta regla debe cumplirse incluso para un Histotecnólogo experimentado, a causa de que la naturaleza de la metodología, varía ampliamente de un laboratorio a otro.

Así mismo, se puede decir que la eficiente dirección de la empresa depende de las habilidades que tengan las personas que están a su cargo, ello conlleva a una escogencia de un excelente administrador en la organización, pues de él depende el manejo de todos los recursos empresariales y en corto plazo el que brindará las herramientas para la toma de decisiones de la gerencia. De allí que, en un Laboratorio de Histotecnología es necesario que el Histotecnólogo posea conocimientos de administrador, con lo cual podrá dirigirlo al éxito considerando los cuatro aspectos administrativos claves de desarrollo, tales como; la planificación, organización, dirección y control de los procesos.

Pasos pre-procesamiento

Por otro lado, este personal calificado, y con conocimientos sólidos en Histotecnología y Administración, debe estar estrechamente relacionado con aquellas herramientas que faciliten su desenvolvimiento, tales como los manuales de procedimiento, los cuales contienen información ordenada y sistemática, en la cual se establecen claramente los objetivos, normas, políticas y procedimientos de la empresa, lo que hace que sean de mucha utilidad para lograr una eficiente administración.

En otro orden de ideas, es necesario que existan los manuales de procedimientos, así como también  formatos que sirvan para evaluarlos; con el objetivo de que estos permitan tomar decisiones sobre un basamento escrito que responsabilice al trabajador ante las acciones tomadas, así como que con el transcurrir del tiempo contribuyen a crear un historial, que será del conocimiento de todos aquellos interesados dentro de la organización

En este orden de ideas, es aconsejable tener actualizados los manuales de procedimientos existentes, así como todo lo relativo a los objetivos organizacionales, descripciones de cargo, normas, políticas y demás aspectos relacionados, divulgándolos y haciéndolos del conocimiento de todos los empleados del laboratorio. Además de ello, se recomienda considerar al momento de elaborar los procedimientos, que el personal encargado de la recepción de las muestras deberá verificar que éstas lleguen inmersas en el fijador, y acompañadas con su respectiva solicitud de estudio anatomopatológico, la cual deberá tener escritos, todos los datos requeridos.

Asimismo, los pasos pre-procesamiento de la muestra deben ser sencillos y rápidos y diseñarse de tal manera que no induzcan a error alguno. La transcripción de los datos de la solicitud de estudio anatomopatológico, al «Libro de Muestras», deberá ser tal que los riesgos de errores de este tipo sean mínimos. También, se recomienda para todos los equipos e instrumentos utilizados en el laboratorio, que estos deben probarse periódicamente en relación con su funcionamiento adecuado. Así como que todos los productos químicos deberán cumplir con las especificaciones de la American Chemical Society, y deben tener la fecha en que se recibieron en el Laboratorio de Procedimientos Histológicos y la fecha cuando se abrieron para su uso.

Reactivos

Procesador de tejidos

Igualmente se recomienda que todos los instrumentos y equipos eléctricos, electrónicos y/o mecánicos, deban estar incluidos en un programa preventivo de mantenimiento, que garantice el control de todas sus funciones a intervalos prescritos; siendo esto considerado dentro de los manuales de procedimiento respectivos. considerando así mismo, que ciertas partes operativas requieren una efectiva dedicación a su mantenimiento (tales como lubricación, calibración, cambio de bombillas y limpieza) en relación a obtener operaciones y procesos adecuados, seguros y para evitar pérdidas de tiempo.

Por otra parte, el establecimiento de planes de carrera, que contemplen un desarrollo profesional del área Histotecnológica y administrativa, motivando  y capacitando al personal;  tratando de que se identifiquen con la institución de manera que logren prestar un servicio adecuado con las exigencias del mercado, es en definitiva una estrategia necesaria a llevar a cabo dentro de cualquier institución ciéntifica que  tenga a la Histotecnología y a cualquier otra profesión semejante, como eje fundamental del funcionamiento del Laboratorio para el cual trabaja.

Personal de laboratorio satisfecho con su trabajo

Para terminar, quisiera que todos y cada uno de quienes en este momento han de leer el presente artículo, grabásemos en nuestro pensamiento como Histotecnólogos la siguiente frase:

“Ser Histotecnólogos, no implica solo desarrollar procesos técnicos para preparar tejidos, sino también garantizar la preservación de la ética durante el procesamiento de los  mismos, pues es la vida de las personas, la que en ese momento, depende de nosotros”    Daniel Abrams 

Por ello, debemos ser eficientes y eficaces, gerentes y observadores, garantía de confiabilidad, y en definitiva prestar un servicio de calidad.  

Autores:

Lcdo. Carlos Escalona.

Lcdo. Daniel Abrams.

Referencias Bibliográficas

[Metodología gerencial para el desarrollo de los procesos técnicos de los laboratorios de Histotecnología. Laboratorio de Anatomía Patológica, Sección de Histotecnología, del Centro Médico Valle de San Diego][Autor: Carlos José Escalona Surth]